Notion

【Notion×GoogleCalendar】タスク消化率を100%にするライフハックを徹底解説!

上手なタスク管理方法ないか探している

こんな人たちに向けて”Notion”と”Googleカレンダー”を使ったタスク管理方法をご紹介します。

テンプレートも公開していますので、気になった方はぜひ複製してご利用ください!

  • より良いタスク管理方法を探している人
  • タスクに埋もれてパニックになっている人
  • Notionに興味がある人

Notion×Googleカレンダーでタスク管理

Notionのタスク管理ページトップ

この記事を書いているもくもくカップルは”Notion”×”Googleカレンダー”によるタスク管理方法を実践しています。

上記画像は実際のタスク管理ページのスクショです。

画面下側にデータベースから今週のタスクのみが自動で抽出され、曜日ごとに振り分けられカード形式で表示されています

概要

タスク管理の大きな流れは以下です。

  1. タスクをNotionのデータベースに新規登録
  2. データベースに応じて一週間以内のタスクのみをNotionに表示
  3. Notionのタスク一覧をみながら、抜け漏れなくタスクをGoogleカレンダーに登録

Notionではタスクの洗い出しと整理を行います。

またタスク消化済みかどうかの確認もNotionで行います。

Googleカレンダーではどのようなスケジュールでタスクを消化していくのかという時間管理を行います。

メリット

このタスク管理方法を行うメリットは以下の2点です。

  1. タスク消化率を可視化をできる
  2. 1日に消化できるタスクの量を把握できる

タスク消化率を可視化

タスク管理ページのチェック済み画面

上記画像はNotionのタスク管理ページのスクショです。

曜日毎にタスクが一覧表示されていますが、タスク毎に「Done」というチェックボックスが付与されています。

これは「タスクを終わらせたかどうか」を確認するためのものです。

終わったタスクはチェックを入れます。

これによって

タスク消化数を可視化し、自分が1日にこなせるタスクのキャパシティを把握する

ことができます。

自分のキャパシティを把握することでタスクの量を調整したり、自分にあった予定の立て方ができます。

また前日に消化しきれなかったタスクが可視化されます。

Notionのタスク管理のギャラリービュー

先ほどもお伝えしましたが、Notion×Googleカレンダーのタスク管理方法では一週間のタスクを上記画像のように一覧表示しています。

消化しきれなかったタスクは一週間のタスク一覧を確認して余裕のありそうな日に回したり、タスク消化の順番を微調整することで対応することが可能です。

時間管理でタスク量を再確認

予定を詰め込んだは良いものの全然消化できなかった

こんな経験がある人も多いのではないでしょうか?

この記事を書いている私自身、1日の終わりに「あれも終わってない」「これも終わってない」と罪悪感にさいなまれてきました。

このような状態に陥っている主な原因は

タスクの見積もり時間を誤っている

である場合が多いです。

感覚でタスクを詰め込むとあれもこれもできる気がしてしまいます。

ただ実際には1つのタスクを消化するのに思っている1.5倍から2倍の時間がかかってしまうことが多いです。

感覚的にタスクを詰め込むのをやめて、それぞれのタスクにかかる時間をGoogleカレンダーに書き出してみてください。

上記画像は実際にGoogleカレンダーにタスクを書き出してみた例です。

「書き出す」という作業を経ることで、タスクの時間見積もりに対する意識が向上します。

そして埋まっていくGoogleカレンダーの枠を見ることで、1日に詰め込めるタスクの限界量を見積もりやすくなります。

またこの作業を繰り返していくと、だんだん時間見積もりの精度が上がっていき、1日のタスク量コントロール能力が飛躍的に向上します。

デメリット

このタスク管理方法のデメリットは以下の1点です。

  1. 2つのアプリを利用するので手数が多くなる

Notionで作成したタスク一覧をもとに、Googleカレンダーで時間管理を行うのでNotionとGoogleカレンダーの2つのアプリを開かなければなりません。

当然、1つのアプリでタスクを管理するよりも少し手間がかかります。

理想はNotionだけでタスク管理を完結させることですが、現状のNotionの機能では時間管理を上手に行うことが困難です。

したがってGoogleカレンダーと連携させるのがベターです。

なぜNotionのカレンダーを使わないのか?

Notionを触ったことがある方は

Notionのカレンダー機能を使えばいいじゃないか

と思われたかもしれません。

確かにNotionにもカレンダー機能はあります。

しかし現状のNotionのカレンダー昨日は不完全です。

  • 月単位でしか表示できない
  • タスクのジャンル毎に色分けもできない
  • 繰り返しタスクの設定ができない

などGoogleカレンダーと比べるて不十分な点が多々あります。

一方でGoogleカレンダーであれば、週単位や日単位でカレンダーを表示可能です。

そのため週のスケジュールの全体感を把握しつつも、1日の予定を時間単位で確認することも可能です。

以上の理由から時間管理に関してはNotionのカレンダー機能よりもGoogleカレンダーの機能の方がおすすめです。

タスク管理ページの使い方

もくもくカップルが使っているNotion×Googleカレンダータスク管理法の具体的な使い方について解説します。

テーブルにタスクを新規登録

Notionのタスク管理のテーブル編集方法

タスクを管理するテーブルを用意しています。

このテーブルにタスクをどんどん追加していきます。

もくもくカップルが使っているタスク管理データベースでは

  • タスク名
  • タスクを行う日付
  • タスクが属するカテゴリー
  • タスクの進捗状況
  • タスクが隔週かどうか

を手動で追加しています。

それ以外のカラムについては入力された情報から自動で入力されるように設定しています。

データベースの”繰り返し頻度”の欄を「隔週」を選択した場合は次週以降、同じようにタスクを登録しなくてもタスク一覧にタスクが表示されるようになります。

単発のタスクであれば”繰り返し頻度”の欄は何も選択しなくて大丈夫です。

タスク登録時の注意点

  • タスクは1日単位でしか登録できません
  • 2日以上に渡るタスクは1日毎に登録してください。
  • 毎日タスクを設定したい場合は曜日毎にタスクを追加(7個分のタスクを追加)

例えば「5月22〜23日と沖縄旅行に行く」を追加したい場合です。

この場合、本当は「沖縄旅行 5/22」と「沖縄旅行 5/23」の2つのタスクに分けてデータベースに登録しなければなりません。

また例えば「英単語学習」を毎日タスクとして登録したい場合以下のようにしてください。

月曜日の日付を選択して「英単語学習」というタスクを追加して”繰り返し頻度”の欄で「隔週」を選択。

火曜日の日付を追加して「英単語学習」というタスクを追加して”繰り返し頻度”の欄で「隔週」を選択。

水曜日〜日曜日についても同様。

曜日毎に7個分のタスクを生成するということです。

また「隔週」の設定を行う場合にも注意点があります。

  • 「Done」のチェックボックスは毎週外す必要あり

隔週の設定をすると指定した日付の次の週のタスク一覧にも、隔週タスクが表示されるようになります。

ただ前の週に「Done」にチェックを入れていた場合、チェックが入った状態のまま表示されます。

週の始めに手動でチェックを外して利用してください。

タスク一覧を確認

Notionのタスク例

タスクの登録が完了したら、タスク一覧を確認します。

もくもくカップルの場合、先程のテーブルの上側に上記画像のタスク一覧をカード形式で表示しています。

前日の晩に、明日やらなければならないタスクを確認するようにしましょう。

Googleカレンダーの予定をおさえる

前日の晩に、明日のタスク一覧をもとにGoogleカレンダーの予定を埋めていきます。

前日の晩に明日のスケジュールを計画しておくことで、朝起きてスムーズに行動に移ることができます。

「今日は何したら良いんだっけ?」

と右往左往することがなくなるので、時間を有効活用できます!

完了済みのタスクにチェックを入れる

Notionのタスク管理のギャラリー編集方法

消化したタスクは「Done」にチェックを入れていきます。

やり方はタスク一覧のカードに表示されている「Done」の横の□をクリックするだけです。

□が🟦に色変更されれば完了です!

タスク管理テンプレートを公開

タスク管理ページのテンプレートを複製して、ご自分のNotionで利用する方法をご紹介します。

まずは最終的に作成したい画面を再度確認してます。

最終的にご自分のNotionに以下の画面が表示されればテンプレートの複製は完了になります。

Notionのタスク管理のギャラリービュー
Notionのタスク管理のテーブル画面

画面上部にギャラリービューのタスク一覧、画面下部にテーブルビューのタスク一覧が表示されればオッケーです。

テンプレートを複製

まずは以下のリンクをクリックしてテンプレートを複製してください。

タスク管理テンプレートはこちらから

リンクをクリックすると以下の画面が表示されます。

タスク管理ページの複製方法

画面右上の「Duplicate」をクリックするとテンプレートをご自分のNotionにコピーして編集できるようになります。

表示形式を変更

もくもくカップルはタスク一覧をぱっと見で確認するために、以下のようにギャラリービュー形式にしています。

Notionのタスク管理のギャラリービュー

しかし複製すると以下の画面のようにタスク一覧がテーブル形式になってしまいます。

複製後のタスク管理画面

そこで表示形式を変更する必要があります。

まず月曜日のテーブルの表示形式を変更する方法をご説明します。

月曜日のテーブルの横側にカーソルを持っていってください。

テーブルブロックのドラッグ方法

上の画像のように「Drag to move‥」という表示が出てきます。

この状態でこのブロックをドラッグして以下の画像のようにテーブルを下に移動させましょう。

横長の月曜日テーブルが確認できれば成功です。

月曜日テーブルブロックの展開方法

横長にしたことでテーブルタイトル「テンプレート:INBOX」の横にある「Table view」という表示形式がみえるようになりました。

「Table view」の部分をクリックしてください。

月曜日テーブルのビュー変更方法

上の画像のように表示形式一覧が選択できるようになります。

ここで「Gallery view」をクリックしてください。

月曜日テーブルのギャラリービュー

上の画像のような表示に変更されれば完璧です。

最後にギャラリービューにした月曜日のブロックを元の位置に戻しましょう。

ギャラリーブロックのドラッグ方法

やり方は「テンプレート:INBOX」の横にカーソルを持っていきドラッグして月曜日の欄にブロックを移動させます。

複製後のタスク管理画面修正完了画面

上の画像のように月曜日の欄がギャラリービューのブロックになっていれば完璧です。

月曜日に行った操作を火曜日から日曜日までのブロックにも行いましょう。

番外編:フィルターで知りたい情報のみ表示

タスク管理ページではタスクを登録するために、テーブルを使用しました。

最後にテーブルを扱うときに使うと便利な機能「Filter」をご紹介します。

Filterはテーブルに登録されている情報の中で指定した条件に当てはまるデータのみを抽出する機能です。

先ほど作成したタスク管理ページのタスク一覧テーブルを開いてください。

テーブルの右上に「…」というボタンがあるのでクリックしてください。

テーブルブロックのフィルター方法1

上記画像のようなポップアップが表示されます。

表示されたポップアップの「Filter」をクリックしてください。

以下のような表示が出てきます。

テーブルブロックのフィルター方法2

「Add a filter」をクリックしてください。

以下のような画面が表示されます。

テーブルブロックのフィルター方法3

「Add a filter」をクリックしてください。

以下の画面でテーブルの情報から抽出したいデータの条件を指定します。

テーブルブロックのフィルター方法4

例えば「未完了のタスク」のみを表示したい場合は、上記画像のように「Done is □」にします。

こうすることでDoneにチェックが付いていないタスクのみが表示されるようになります。

再度ご自分のテーブルを確認してみてください。

未完了のタスクのみが表示されていることが確認できます。

Notionを有効活用しよう!

Notion×Googleカレンダータスク管理方法をご紹介しました。

タスクを計画的にこなせるかどうかは、仕事の質に直結します。

上手なタスク管理術を身につけて、自分の仕事能力を向上させましょう!

テンプレートもぜひ利用してみてください!