Notion

NotionのRelation&Rollup機能の使い方を解説

RelationとRollupって何?どう使うの?

こういった疑問を持たれている方向けに、Notionのデータベース機能の一つであるRelation&Rollupについて解説します。

結論を述べると、Relationはデータベース同士を連携させて情報の管理をより効率化する機能のことです。

一方でRollupはRelationされたデータベースの中の特定の情報を抽出して表示する機能のことを言います。

  1. RelationとRollupで何が出来るのか理解できる
  2. RelationとRollupの使い方を理解できる

Relation&Rollupとは?

冒頭でも言いましたが、Relationはデータベース同士を連携させて情報の管理をより効率化する機能のことです。

RollupはRelationされたデータベースの中の特定の情報を抽出して表示する機能のことを言います。

具体例が以下になります。

relationとrollupの使用例

年間目標と月間目標のデータベースをRelationしています。

年間目標データベースに「月間目標」というカラムがあり、月間目標のデータが反映されます。

Relationすることで、年間目標データベースから月間目標データベースを編集することが可能になります。

年間目標データベースから月間目標データベースに新しい列を追加することも可能です。

またRollupでは月間目標のデータの内、「達成?」というカラムのデータを抽出してチェックの付いている月間目標と付いていない月間目標の割合を算出しています。

Rollupによって年間目標の進捗率が表示されています。

今回の例ではリレーション先のデータから割合を算出しましたが、その他にもデータをそのまま表示することやデータの数をカウントするなど様々なことができます。

Rollupで選択できる項目については後述します。

Relationの使い方

ここからはRelationの使い方について解説します。

データベースの作成

まず紐づけたいデータベースを作成します。

先ほど示した目標リストというページを作成しながら、操作方法をお伝えします。

新しいページを作成して、「/table」と打ち込んでデータベースを作成します。

tabel作成コマンド

今回はInline要素でデータベースを作成しましたが、Full pageのデータベースでもRelationにまつわる操作は同じです。

データベースを作成できたらカラムやデータを追加します。

relation&rollupの例題とするデータベース

上記のようなデータベースを作成します。

ここから「年間目標データベース」と「月間目標データベース」をRelationで紐づけていきます。

Relationカラムの追加

年間目標データベースに月間目標のリレーションカラムを追加します。

カラム右端にある「+」ボタンをクリックして、「Relation」を選択してください。

RelationPropertyの選択

カラムの追加で「Relation」をクリックするとデータベースを選択する画面が表示されます。

「Select a database」をクリックしてください。

データベースの選択

「Select a database」をクリックするとデータベースの一覧または検索バーが表示されます。

検索バーでデータベースのタイトルを検索して、Relationさせたいデータベースを選択してください。

データベース検索

今回の例では月間目標データベースを紐付けたいので、「月間目標」を選択します。

選択し終わったら「Create relation」をクリックします。

relation作成ボタン

年間目標データベースと月間目標データベースのRelationの準備が完了しました。

データの選択

Relationの準備が完了したので年間目標データベースに紐づけたい月間目標データベースのデータを選択していきます。

先ほど作成したRelationカラムのセルをクリックしてください。

今回の例では「月間目標」というカラムをクリックします。

relationデータの追加

Relationカラムをクリックすると以下のような表示が出てきます。

relationでページを選択

Relationしたデータベースのデータが表示されているのが分かります。

この中から自分が選択している年間目標に関係のある月間目標を選択します。

1つ選択するごとに「Search for a page, or create a new one」という部分をクリックするとデータを複数選択することが可能です。

relation追加のエントリーをクリック

今回の例では「100万円貯める」という年間目標に対して「9万円貯める」「家計簿をつける」「外食を週1にする」という月間目標を紐付けました。

relationの完成画面

上記画像のように年間目標のデータと月間目標のデータが紐付けられていればRelationは完了です。

Relationカラムのデータをクリックするとクリックしたデータの編集が行えます。

Rollupの使い方

続いて月間目標の「達成?」のチェック率から年間目標の進捗率を算出する方法を具体例としてあげながら、Rollupの使い方をご説明します。

RollupはRelationを使用しているデータベースのみで利用することができる機能です。

したがってRollupを使用する時は、必ずRelationとセットで利用してください。

Rollupカラムの追加

カラムの右側にある「+」ボタンをクリックして「Rollup」というプロパティを選択します。

今回の例で言うと年間目標データベースに新しく「進捗率」というカラムを追加します。

rollupプロパティの選択

これでRollupカラムの準備は完了しました。

Rollupの設定

続いてRollupでどのデータベースからどの情報をどんなふうに抽出するのかを設定していきます。

Rollupカラムのセルをクリックしてください。

rollup欄の完成画面

Rollupのセルをクリックすると以下のような画面が表示されます。

rollup設定画面

表示された画面では以下の3つのことが選択できます。

  1. Relationの選択
  2. プロパティの選択
  3. 操作の選択

Relationの選択では、リレーションしているデータベースを選択します。

今回は「月間目標データベース」を選択します。

続いてプロパティの選択をします。

選択したデータベースの中のどのカラムの情報を抽出するのかを指定する欄です。

今回は「達成?」を選択します。

最後に抽出したデータに対する操作を指定します。

以下の画像からわかるようにデータに対する操作は様々です。

  • Show original:そのまま表示
  • Count all:データの数をカウント
  • Checked:チェックの数をカウント
  • Unchecked:チェックされていないデータの数をカウント
  • Percent checked:チェックの割合を算出
  • Percent Unchecked:チェックされていないデータの割合を算出

※選択するプロパティの種類によっても行える操作は変わりますので、実際に触って確認してみてください。

今回は「操作?」というカラムのうち、チェックの付いているカラムがいくつあるのかを割合で算出したいので、「Percent checked」を選択します。

Rollup操作の選択

全て選択し終わったら以下の画像のような設定になります。

rollup設定画面入力完了

そして設定が完了すると以下のようにチェックされているデータの割合が算出されて出力されます。

rollup完成

以上でRollupは完了です。

Rollupは今回のように小カテゴリの達成度合いから大カテゴリの進捗率を算出することや、リレーションしているデータベースの特定の情報をそのまま表示させることに使えます。

まとめ

RelationとRollupについて解説しました。

どちらもデータベースを使う上で非常に有効な機能ですのでぜひ使いこなせるようになってください!

例えばプロジェクト管理データベースとタスク管理データベースをRelationで紐づけると、非常に便利なNotionページが作成できます!